第三届第一次常务理事会会议通知

桂药协[2018]7号
 
关于召开第三届第一次常务理事会的通知
各常务理事：
为进一步做好协会工作，根据协会章程有关规定，经自治区食品药品监督管理局、自治区民间组织管理局批准，拟定于2018年4月25日在南宁市召开本协会第三届理事会第一次常务理事会。现将有关事项通知如下：
　　 一、会议主要议题：
（一）2017年协会工作总结及2018年工作计划；
（二）增选本届理事会常务理事、理事；
（三）通报协会党支部、专委会成立有关情况；
（四）审核通过《广西药师协会内部管理制度》；
（五）研究协会其它工作事项。
二、会议时间和地点：
（一）2018年4月25日上午8:30-9:00在桃源饭店主楼大堂报到；
（二）会期半天：2018年4月25日上午9:00-12:00。
（三）会议地点： 南宁市桃源路74号桃源饭店主楼3楼多功能厅。
     三、其它事项：
（一）为确保会议出席率及会议决议有效，请各位常务理事务必按时出席会议，如因特殊原因本人不能出席的，请委托代表参加，并将亲笔签名的附件2《授权委托书》原件交协会秘书处；
（二）参会人员住宿、差旅、交通费自理；
（三）会议统一安排工作餐；
（四）请于4月15日前将《参会回执》电子版发送至协会秘书处。
　　四、联系方式：
　　电话/传真：0771-5869319、5869313、5834111
　　电子邮箱： 954319500@qq.com
    联系人：王忠园（18277146066）   周小清（13297716015） 
 
附件1：参会回执
附件2：授权委托书
附件3：广西药师协会内部管理制度（送审稿）
　                                
                                     广西药师协会
　　                                2018年4月8日
抄报：自治区食品药品监督管理局、自治区民间组织管理局。
抄送：协会监事会。
附件1
参会回执
姓名    性别    单位及职务    电话    住宿
                     
                     
 
 
注：1.如需会议安排住宿，请在“住宿”栏内打“√”。
2.桃源饭店地址（电话）：南宁市桃源路74号（0771-2802775）；
    3.回执邮箱：954319500@qq.com  电话/传真：0771-5869319、5869313、5854111。

附件2
授权委托书
 
  本人作为广西药师协会常务理事，兹全权委托         先生/女士出席协会于2018年4月25日在南宁召开的广西药师协会第三届第一次常务理事会，并对本次会议各项议案行使表决权。      
本授权委托的有效期：自本授权委托书签署之日至本次会议结束。
 
 
                         委托人：
                               2018年4月   日
 
附件3
广西药师协会内部管理制度
 
一、广西药师协会员工守则
 
（一）爱祖国，爱人民，热爱本协会。
  （二）遵纪守法，服从本协会的管理。
  （三）尊敬领导，尊重他人，团结合作，顾全大局，树立集体奋斗
的良好风尚。
  四、谦虚谨慎，戒骄戒躁，勇于批评与自我批评。
五、加强品德修养，倡导精神文明，不做有违公理、道德之事。
  六、爱护本协会财物，坚决反对贪污、浪费，防止任何腐败现象
的发生。
七、保持环境整洁，注意仪表、仪容，维护本协会形象。
八、努力学习，踏实工作，做到一专多能，不断提高业务水平。
  九、对待会员和客户热情礼貌，想方设法为会员和客户提供优质
服务。
 
 
二、人事管理制度
 
第一条为使本协会秘书处人事工作规范化、制度化，使职工的管理有章可循，提高工作效率和职工责任感、归属感，根据《劳动法》、《劳动合同法》有关规定，特制定本制度。
第二条适用范围。本协会秘书处职工的管理，除遵照国家和地方有关法令外，都应依据本制度办理。本协会如有临时性或特定性工作，可聘用临时职工，临时职工的管理依照合同或其它相应规定，或参照本规定办理。试用、实习人员的管理参照本规定办理。
第三条本协会秘书处如因工作需要，必须增加人员时，应向协会领导提出申请，经批准后方可办理招聘事宜。
　　第四条本协会秘书处职工的招聘，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采用考核和面试两种，依实际需要选择其中一种实施或两种并用。
　　第五条新进人员经考核、面试合格和审查批准后，办理试用手续。职工的试用期按照《劳动法》、《劳动合同法》的有关规定执行，试用期满经综合考评合格后，方可正式录用。工作表现突出者，可适当缩短其试用时间。
　　第六条试用人员报到时，应向协会秘书处提交以下证件：
　　一、毕业证书、学位证书原件及复印件；
　　二、技术职务任职资格证书原件及复印件；
　　三、身份证原件及复印件；
　　四、一寸半身免冠照片二张；
　　五、服务承诺书；
　　六、其它必要的证件。
　　第七条凡有下列情形者，不得录用。
　　一、被依法剥夺政治权利尚未恢复者；
　　二、被判有期徒刑或被通缉尚未结案者；
　　三、吸食毒品或有其它严重不良嗜好者；
　　四、贪污、拖欠公款，有记录在案者；
　　五、罹患精神病、传染病或其他不宜从事拟录用岗位工作的疾病患者；
　　六、因品行恶劣，曾被政府行政机关惩罚者；
　　七、体格检查不合格者（经协会领导特许者除外）；
　　八、其它经本协会认定不适合者。
　　第八条职工如系临时性或特定性工作，视情况与本协会签订《临时工作协议书》，双方共同遵守。
第九条试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以辞退。
　　第十条职工录用分派工作后，应立即上岗，不得无故拖延推诿。
　　第十一条职工须认同本协会的核心价值观和单位文化，遵守本协会规章制度，服从协会的管理。
　　第十二条职工应遵守下列事项：
　　一、忠于职守，服从领导，不得有敷衍塞责的行为；
　　二、不得自行经营与本协会或职务上类似、有关的业务，未经协会领导批准，不得兼任其它单位的职务；
　　三、不断提高自己的工作技能，强化质量意识，圆满完成各项工作任务；
　　四、爱护公物，未经领导许可不得私自将协会财物携带出协会秘书处办公场所；
　　五、按规定时间上下班，不得无故迟到早退。工作时间不得擅自离岗，如确需离岗应经直接上级批准；
　　六、注意保持工作场所的环境卫生；
　　七、工作时不得怠慢拖延，不得做与本职工作无关的事情；
　　八、不得有吵闹、斗殴、搭讪攀谈、搬弄是非或其它扰乱公共秩序的行为；
　　九、不得假借职权贪污舞弊，收受贿赂，或以协会的名义在外招摇撞骗；
　　十、对外接洽业务，应坚持有理、有利、有节的原则，不得有损害本协会名誉和利益的行为。
　　第十三条 协会实行每周五个工作日、每工作日八小时工作制。
 
 
三、薪资福利管理制度
第一条 为规范协会薪资福利管理，融洽劳资关系，激励、调动全体职工的积极性，配合协会经营管理和发展的需要，参照国家劳动法规和相关行业标准，制定本制度。
第二条 本制度适用于本协会全职人员。
　　第三条 办公室负责薪资福利管理制度的执行。
　　第四条 在协会薪资福利管理制度中，贯彻“效率优先，兼顾公平”的原则。
    第五条 本协会职工工资由岗位工资＋薪级工资＋生活补贴＋技术津贴＋工作补贴＋奖金构成，标准如下：
    一、岗位工资
部门正职1100元/月；部门副职850元/月；业务主管700元/
月；高级职员600元/月；职员550元/月。
职务工资与职务挂钩，不随经营效益浮动。
二、薪级工资
与工作年限、学历挂钩，不随经营效益浮动。
计算公式：（第一学历系数×第一学历工作年限＋第二学历系数×第二学历工作年限+......）×40元/年）
学历系数：中专（高中）0.8；大专0.9；本科1.0；在职研究生1.1；硕士1.2；博士1.3。
例：某甲高中毕业即参加工作迄今已20年，其中工作5年后获得大专文凭，再过10年又获取本科文凭，其薪级工资为（0.8×5＋0.9×10＋1.0×5）×40元/年= 680元
三、生活补贴
参照同期机关事业单位的生活补贴标准按月发放，不随经营效益浮动。
发放标准为：部门正职1600元/月；部门副职1500元/月；业务主管1400元/月；高级职员1300元/月；职员1200元/月。
四、技术津贴
高级职称500元/月；副高职称380元/月；中级职称260元/月；初级职称200元/月。
技术津贴与技术职称（执业资格）挂钩，不随经营效益浮动。
五、出勤补贴
部门正职500元/月；部门副职450元/月；业务主管400元/月；高级职员350元/月；职员300元/月。
缺勤、迟到、请假按照《考勤管理制度》的规定扣除相应的数额，扣完为止。出勤补贴与职务及出勤情况挂钩，并随经营效益浮动，当协会年收益为负值时，可相应减发或停发。
六、单位工龄补贴
    按在本协会工作每满一年增加20元的标准发放。
七、加班补贴：按《职工加班制度》的规定发放。
八、出差补贴：不计入工资，按《差旅费管理制度》的规定执行。
九、奖金：根据职工对本协会做出的贡献和绩效考评的情况支付的薪酬。
（一）季度绩效工资——根据每个季度的经营效益，提取总收入
的15％作为所有人员季度绩效工资总额，再根据绩效考核情况发放。
（二）年终绩效奖：
1.年终双薪：根据本协会经营效益年终增发一个月的基本工资。
2.年终效益奖：在协会年终决算有盈余且总收入较上一年度有增长的情况下，提取增长部分的20%作为年终效益奖，根据年终考评结果，按等级发放。
（三）突出贡献奖——对在工作中做出突出贡献的职工，经常务理事会决定，给予一次性奖励。
上述奖金项目与经营效益挂钩，在经营效益不佳时，可以降低奖金发放标准甚至取消奖金。
详见《绩效考评管理制度》、《全职人员奖金分配办法》。
第六条 为了进一步激励职工，本协会设立相应的福利项目，具体包括：
一、通信补贴
按下列标准凭据报销：协会领导300元/月；部门正副职负责人260元/月；其他员工220元/月；试用期员工200元/月。
二、交通补贴
按下列标准凭据报销：协会领导500元/月；其他员工300元/月；试用期员工200元/月。
三、午餐补贴
按每人每个工作日补贴20元计，请假、旷工及已享受出差伙食补贴的，应扣除相应补贴金额。
四、高温补贴——每年5月至10月，按每月每人200元的标准，向在岗职工发放。
五、“五险一金”——本协会严格按照《中华人民共和国劳动法》和自治区有关规定，为签订劳动合同一年（含）以上的职工购买基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、住房公积金。
上述社会保险与公积金，本协会与职工双方各缴纳的比例按国家和自治区有关政策执行。
此外，本协会还为职工购买保额适当的人身意外伤害险。
六、带薪假——包括：
（一）法定节假日：国家规定的元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、国庆节、中秋节及自治区、南宁市政府临时规定的节日假期，女职工还享受三八妇女节半天的休假；
（二）婚丧假：在本协会工作满一年以上职工可休3天（晚婚者增加12天）带薪婚假。需要到外地结婚的，可视旅途远近给予1~3天路程假（旅行结婚除外）；直系亲属丧假3天。需要到外地料理丧事的，可视旅途远近适当给予路程假。
　　（三）产假：育龄女职工可享受带薪产假，假期按照国家和自治区、南宁市有关规定执行；
    （四）年休假：在本协会工作满一年以上职工可享受年休假。具体参照2007年国务院令第514号的规定执行。
七、免费体检——协会为签订正式劳动合同的职工提供每年一次的免费体检。
八、旅游、郊游活动——为增加职工的团队意识和凝聚力，协会不定期组织旅游、郊游等集体活动。
九、工伤与抚恤——本协会认真执行国家关于职工及直系亲属的工伤、抚恤规定。
第七条 试用期工资
　　试用期岗位工资、薪级工资及绩效奖金按本制度规定的80%支付，其他待遇与正式员工一致。
第八条 假期工资
　　一、职工在休国家法定节假日、婚丧假、年休假的规定假日后按时返回上班的，休假期间工资照发。
二、职工在产假期间，可享受参保女职工生育保险待遇：即生育津贴及生育医疗费（参见桂老社发【2007】228号和桂社保局发【2008】1号文），另由协会照常支付岗位工资＋薪级工资＋生活补贴。
第九条 工资晋升
　　在本协会连续工作满一年以上，并年请假（不含年休假）天数总和不超过20天，经年终绩效考评为合格以上的职工，经协会领导审核批准后，可晋升一次工资，标准为：（职务工资＋岗位津贴）×（5%+上年度南宁市官方公布的CPI指数）。如国家和地方政府对企事业单位职工工资增长幅度或额度有明确规定的，从其规定。
　　第十条 薪金扣除项目：
　　（1）职工未完成本职工作时，所扣除的工资数额；
　　（2）违反规章制度或因个人原因给本协会造成损失的扣发工资或罚款数额；
　　（3）个人收入所得税；
　　（4）职工社会保险、住房公积金项目中个人应当缴纳部分；
　　（5）缺勤、旷工等应扣除的工资数额；
　　（6）本协会制度规定其他应当扣除的款项。
第十一条 每月5日为发放上月工资的时间，如发薪时间与国家规定的节假日或因其他重大活动冲突时，可适当提前或延后。
    第十二条 临时聘用人员、实习人员的工资福利待遇不执行本规定标准，具体另定。
 
四、全职人员绩效工资分配办法
   
根据本协会内部管理制度《薪酬福利管理制度》、《绩效考评管理制度》、《考勤制度》等的规定，特制定本办法。
一、季度绩效工资
（一）季度效益工资根据本协会每个季度的经营效益，提取季度总收入的15%作为所有人员季度绩效工资的总额，根据岗位关键指标绩效考核（KPI考核）的分值，结合季度绩效系数（详见<绩效考评管理制度>第七条）计算出各自的具体绩效工资数额，在下一季度的第一个月发放。
（二）季度绩效工资的计算公式：
季度绩效工资=协会季度总收入*15%*职工KPI考核得分/全体KPI总得分。
二、年终绩效工资
1.年终双薪：在协会年终决算有盈余的情况下，参照当年12月份的工资标准增发一个月的岗位工资+薪级工资。在本协会工作未满一年的员工不能享受年终双薪。
2.年终效益奖：在协会年终决算有盈余且总收入较上一年度有增长的情况下，提取增长部分的20%作为年终效益奖，根据年终考评结果，按等级（等级统计系数详见<绩效考评管理制度>附表2）发放。
三、突出贡献奖
本协会职工如有下列行为，可经常务理事会决定，给予一次性奖励。
（一）对本协会的物质文明、精神文明建设做出重大贡献者；
（二）在工作中有突破、创新，为本协会带来明显的经济效益者；
（三）因为个人的努力，为本协会挽回重大经济损失者；
（四）本协会全体职工认为应当给予奖励的其他行为。
突出贡献奖的奖金额度由常务理事会根据具体情况商定。
上述奖金项目与经营效益挂钩，在经营效益不佳时，可以降低奖金发放标准甚至取消奖金。
 
              五、绩效考评管理制度
第一条 为加强职工自我管理，提高工作绩效，发掘职工潜能，确切了解职工的工作态度、个性、能力状况、工作绩效等基本状况，为职工绩效工资、晋升、岗位调动、奖惩、培训及职业规划等提供信息依据，特制定本制度。
　　第二条 绩效考评适合所有全职职工，试用期职工参照执行。兼职人员、临时聘用人员、实习人员不适用此考评。
　　第三条 考评分类及考评内容：
考评分为岗位关键指标绩效考核（以下简称KPI考核）和职工综合能力考评两类。
KPI考核主要对职工履行各自工作岗位职责的能力及工作成绩进行考核（详见附表1），一般每季度进行一次，其中第四季度的考核为年终考核，考核结果作为发放职工季度绩效奖金和年终奖金的重要依据；职工综合能力考评不分职级，主要对职工上一年度的综合职业素养进行考核（详见附表2），一般每年进行一次，考核结果作为职工升职、加薪、转正、续签劳动合同、内部岗位调整、降职等的重要依据。
　　第四条 KPI考核具体操作步骤：
　　（一）考勤负责人每月对职工病事假情况进行统计；
　　（二）日常工作中，考勤负责人对职工工作行为表现和典型事件进行记录，并将资料信息交考核人员；
（三）每个季度的第一周，考核人员将KPI考核表发给每位职工进行自评，然后收集汇总进行核对、修正、统计，再报协会有关领导审核签字确认。
　　（四）年度考核时，考核人员把职工的KPI考核成绩及年终综合能力考评成绩进行排列，并按比例分出相应的优秀（占比20%）、良好（占比60%）、合格及不合格等级（20%）。
　　（五）每季度考核人员把职工的KPI考核成绩汇总上报协会领导，同时把各人的成绩反馈到职工，协会领导对职工进行绩效改进的面谈，并提出改进计划作为下季度考评的依据。　　
（六）绩效改进面谈时，职工可对考评成绩提出申诉，由协会领导讨论决定是否更改考评成绩。
　　（七）每年度的职工考评由季度KPI考核平均成绩（占60%）再加年终综合能力考评成绩（占40%），综合后即为职工全年的绩效考评成绩。计算公式：
KPI考核得分×60%  + 年终综合考评等级统计系数×40%。
　　第五条 绩效考核的申诉：
　　职工如果对绩效考评结果有异议，可在拿到绩效反馈信息表的5天之内，向协会有关领导提出申诉。协会领导接到投诉后，应根据以下程序对申诉事件进行处理：
    （一）调查事实：与申诉涉及的各方面人员核实职工申诉事项，听取职工本人、同事和其他相关人员的意见和建议，了解事情的经过和原因，对申诉的事实进行准确认定。
　　（二）协调沟通：在了解情况、掌握事实的基础上，促进申诉当事人的沟通和理解，与申诉当事人探讨协商解决的途径。
　　（三）提出处理意见：在综合各意见的情况下，对申诉所涉及事实进行认定，确认在绩效管理中是否存在的违反协会规定的行为，对申诉提出处理建议。
　　（四）落实处理意见：将事实认定结果和申诉处理意见反馈给申诉当事人并监督落实。
第七条 考评结果处理
　　（一）KPI考核成绩作为职工绩效工资的主要依据，考核总分乘以每季度绩效工资分值系数（以下简称季度绩效系数）即为职工应发绩效工资。计算公式：
职工季度绩效工资=协会季度总收入*15%*职工KPI考核得分/全体KPI总得分。
（二）年度绩效考评成绩汇总后对职工进行正态分布和排序：前20%为优秀，享受年终双薪及甲等年终奖；60%为良好，享受年终双薪及乙等年终奖；20%为合格或不合格，合格者享受年终双薪及丙等年终奖，不合格者不能享受年终双薪及任何等级年终奖。
　　（二）职工综合能力考评成绩名列前茅的职工，作为协会重要岗位优先培养的对象；合格以上等级的职工，获得加薪或晋升的基本资格；不合格的职工，作为降级的对象。
　　（三）对于不按规定和要求配合工作，违反规定提供虚假资料信息，或有其他不良行为的职工，将按照相关规定予以处罚。
　　附件：1. 岗位关键指标(KPI)绩效考核表（略）
2. 职工综合能力考评表（略）
 
 
六、职工岗位聘用管理制度

第一条为规范本协会劳动人事管理，形成平等竞争、择优录用、奖罚分明、合理流动的用人机制，特制定本办法。
　　第二条 协会秘书处全体职工均适用本办法。
　　第三条 协会秘书处根据总体工作目标和要求，提出人员规模和人力资源需求规划，报常务理事会或协会领导批准实施。
　　第四条 协会秘书处根据常务理事会的要求，科学合理地划分内设机构工作职责、岗位职务，明确岗位职务间的相互关系，建立清晰的职务层次和顺序。
　　第五条编制岗位说明书，明确每个岗位的工作性质、任务、权限、责任大小以及任职条件。
　　第六条坚持任人唯贤、优化组合结构。
　　第七条 岗位调配方案与个人业务专长和意愿相结合。
　　第八条实行全员聘用制，并由办公室统一办理聘用手续。
　　第九条岗位聘用期限不得超过职工劳动合同期限。
　　第十条 协会秘书处领导秘书长、副秘书长组成；中层管理人员由各部门正、副职负责人组成。
　　第十一条协会秘书处中层管理人员的任免通过聘用制实现，即聘用和解聘。
　　第十二条 协会领导的任免根据《广西药师协会章程》有关规定实现。
　　第十三条 协会副秘书长员由常务理事会任免；秘书处中层管理人员的任免由协会领导批准。
　　第十四条 协会所有人事任免均须正式行文通告。
　　第十五条 协会的岗位职务由上至下分别为：会长、副会长；秘书长、副秘书长；部门负责人、主管、高级职员、职员。根据各自岗位职责承担工作责任。
第十六条 协会建立正常职务升迁机制，对绩效考评和综合考评成绩出色或有卓著表现者，予以晋升职位。有特殊贡献者可以破格晋升。
　　第十七条对工作表现不良或违反协会规章制度者，可以降职使用，情节严重者可连降几级。
　　第十八条职位升迁由部门负责人提出，经协会领导批准，由秘书处行文通告。
　　第十九条当事人可因自身工作原因向协会提出晋升或降职请求，经协会领导批准后由秘书处行文通告。
　　第二十条职工职位升迁后，其工资福利待遇进行相应调整，特殊情况经协会领导批准后，可保持不变。
　　第二十一条 协会秘书处所有新职工均实行试用制，须签订试用劳动合同或在劳动合同中规定试用期。新职工根据拟签订的劳动合同期限，试用期一般为两个月。
　　第二十二条试用人员所在部门负责人对其试用期工作表现进行综合考评，提出提前结束、按原定期限、延期、解聘等意见，并填写试用考核单，报协会领导审批。
　　第二十三条职工由试用转入正式聘用，须签订正式劳动合同。
　　第二十四条 职工与协会签订正式劳动合同前，必须将个人档案转入协会指定人事档案管理机构托管。
第二十五条 协会根据职工岗位、职务等原因，可协商决定职工的聘用年限，一般分别为一年、二年、三年。职工在协会连续工作满 十年的，如职工提出，可续签无固定期限的劳动合同。
　　第二十六条根据协会《薪金福利制度》有关规定，确定职工在试用期、正式期的薪金福利待遇。
　　第二十七条 协会因下列原因，可对有关职工解聘：
　　（一）受聘人因本业务、技术水平等原因，经考核不能胜任岗位要求；
　　（二）受聘人在规定的一段时间内不能完成岗位工作任务；
　　（三）严重违反国家法律和协会规章制度；
　　（四）因协会相关部门工作变化需要撤岗；
　　（五）协会因国家政策调整无法继续开展经营业务和经营范围调整、变化；
　　（六）受聘人请假时间超过半年，难以履行岗位责任；
　　（七）无正当理由连续旷工达十五天；
　　（八）因身体健康状况不适宜继续在岗工作；
　　（九）受聘人因达到退休年龄或劳动合同期满，不再续签劳动合同；
　　（十）其他本协会认为不合适岗位工作要求且不触犯国家有关法规的事宜。
第二十八条解聘可由职工或协会任何一方于离职前一个月提出。
第二十九条 协会无正当理由提出解聘要求的，按双方签订的劳动合同和国家有关规定进行补偿。

 
七、职工岗位聘用管理制度
　　第一条为规范本协会劳动人事管理，形成平等竞争、择优录用、奖罚分明、合理流动的用人机制，特制定本办法。
　　第二条 协会秘书处全体职工均适用本办法。
　　第三条 协会秘书处根据总体工作目标和要求，提出人员规模和人力资源需求规划，报常务理事会或协会领导批准实施。
　　第四条 协会秘书处根据常务理事会的要求，科学合理地划分内设机构工作职责、岗位职务，明确岗位职务间的相互关系，建立清晰的职务层次和顺序。
　　第五条编制岗位说明书，明确每个岗位的工作性质、任务、权限、责任大小以及任职条件。
　　第六条坚持任人唯贤、优化组合结构。
　　第七条 岗位调配方案与个人业务专长和意愿相结合。
　　第八条实行全员聘用制，并由办公室统一办理聘用手续。
　　第九条岗位聘用期限不得超过职工劳动合同期限。
　　第十条 协会秘书处领导秘书长、副秘书长组成；中层管理人员由各部门正、副职负责人组成。
　　第十一条协会秘书处中层管理人员的任免通过聘用制实现，即聘用和解聘。
　　第十二条 协会领导的任免根据《广西药师协会章程》有关规定实现。
　　第十三条 协会副秘书长员由常务理事会任免；秘书处中层管理人员的任免由协会领导批准。
　　第十四条 协会所有人事任免均须正式行文通告。
　　第十五条 协会的岗位职务由上至下分别为：会长、副会长；秘书长、副秘书长；部门负责人、主管、高级职员、职员。根据各自岗位职责承担工作责任。
第十六条 协会建立正常职务升迁机制，对绩效考评和综合考评成绩出色或有卓著表现者，予以晋升职位。有特殊贡献者可以破格晋升。
　　第十七条对工作表现不良或违反协会规章制度者，可以降职使用，情节严重者可连降几级。
　　第十八条职位升迁由部门负责人提出，经协会领导批准，由秘书处行文通告。
　　第十九条当事人可因自身工作原因向协会提出晋升或降职请求，经协会领导批准后由秘书处行文通告。
　　第二十条职工职位升迁后，其工资福利待遇进行相应调整，特殊情况经协会领导批准后，可保持不变。
　　第二十一条 协会秘书处所有新职工均实行试用制，须签订试用劳动合同或在劳动合同中规定试用期。新职工根据拟签订的劳动合同期限，试用期一般为两个月。
　　第二十二条试用人员所在部门负责人对其试用期工作表现进行综合考评，提出提前结束、按原定期限、延期、解聘等意见，并填写试用考核单，报协会领导审批。
　　第二十三条职工由试用转入正式聘用，须签订正式劳动合同。
　　第二十四条 职工与协会签订正式劳动合同前，必须将个人档案转入协会指定人事档案管理机构托管。
第二十五条 协会根据职工岗位、职务等原因，可协商决定职工的聘用年限，一般分别为一年、二年、三年。职工在协会连续工作满 十年的，如职工提出，可续签无固定期限的劳动合同。
　　第二十六条根据协会《薪金福利制度》有关规定，确定职工在试用期、正式期的薪金福利待遇。
　　第二十七条 协会因下列原因，可对有关职工解聘：
　　（一）受聘人因本业务、技术水平等原因，经考核不能胜任岗位要求；
　　（二）受聘人在规定的一段时间内不能完成岗位工作任务；
　　（三）严重违反国家法律和协会规章制度；
　　（四）因协会相关部门工作变化需要撤岗；
　　（五）协会因国家政策调整无法继续开展经营业务和经营范围调整、变化；
　　（六）受聘人请假时间超过半年，难以履行岗位责任；
　　（七）无正当理由连续旷工达十五天；
　　（八）因身体健康状况不适宜继续在岗工作；
　　（九）受聘人因达到退休年龄或劳动合同期满，不再续签劳动合同；
　　（十）其他本协会认为不合适岗位工作要求且不触犯国家有关法规的事宜。
第二十八条解聘可由职工或协会任何一方于离职前一个月提出。
　　第二十九条 协会无正当理由提出解聘要求的，按双方签订的劳动合同和国家有关规定进行补偿。
　　
八、财务管理制度
第一条 为了加强本协会的财务管理，规范财务行为，保障本会的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》、《社会团体登记管理条例》、《民间非营利组织会计制度》和《广西药师协会章程》有关规定，特制定本管理制度。
第二条 协会秘书处聘专职财务人员负责协会的会计核算和资金监管，以保证资金的合理支配，杜绝资金流失。
第三条 根据会计控制制度的要求，分别设会计岗位和出纳岗位。聘请为人正派，热心协会工作，具有会计从业资格的专职会计人员担任会计和出纳。
第四条 协会设立统一帐号，并由财务人员按国家有关财务会计制度要求设立账册，组织会计核算，按协会本级和所属各专业委员会设立相应明细帐。
第五条 协会的收入来源包括：
（一）会员及团体会员单位缴纳的会费；
（二）有关部门委托协会完成某些工作项目时的拨款；
（三）在核准业务范围内开展活动或服务的收入；
（四）个人或社会团体的捐赠；
（五）其它合法收入。
第六条 协会收入只能用于围绕协会宗旨开展业务的活动费用，支付专兼职工作人员的工资，福利、办公开支、调研费、差旅费和必要的业务招待费用，不得挪做它用。
第七条 所有经费收入均由协会统一帐号收取，并根据情况开具由财政部门监制、民政部门印制的“社会团体会费收据”或税务发票，记入相应的明细帐内凭联单进帐。其中会费收入的管理，按照国家和自治区政府民政、财政部门有关规定执行。
第八条 协会经费实行预算管理。协会秘书处和各专业委员会应于每年的11月20日前，按下个年度工作计划编制出下个年度协会本级和各专业委员会的经费预算报协会财务人员。财务人员应在每年12月份编制出协会下一年度的经费预算，并报经协会常务理事会批准后告知协会秘书处和各专业委员会。
第九条 预算要做到量入而出，开源节流，收支平衡，并争取略有节余。
第十条 协会及其所属各专业委员会开展年度预算批准的各项活动时，还应在年度预算经费额度范围内作出相应项目经费使用的预算，报协会会长批准后由财务人员执行。项目经费额度需要突破该项目年度预算额时，须经协会会长批准。
第十一条 协会会长为协会的法定代表人，协会的费用支出，均须经会长审核签字后财务人员方予报销。所有报销凭证必须是正规的发票或收据。
第十二条 协会聘请的专兼职工作人员由协会秘书处实行考勤，其薪资福利报酬须经会长审批签字后，由财务人员发放。领款人必须履行签字手续。
第十三条 协会聘请的专兼职工作人员的差旅费标准，按照《差旅费管理制度》执行。
第十四条 每月终了，财务人员要按付结帐、对帐，在帐帐相符，帐实相符的基础上编写月度财务报表于次月15日前报送协会领导审核；每年终了，财务人员要按付编写年度财务决算，并在次年1月20日前将将上年度的“年度决算报表”并报送协会领导审核。
第十五条 协会秘书处每年一次在协会理事会议上，向理事会报告上年度预算执行情况，供理事会审议监督；每四年一次在会员大会或会员代表大会上，向全体会员或会员代表报告上年度预算执行情况，供大会审议监督。
第十六条 财务人员每年应根据工商、税务、财政、金融及物价部门的要求，做好上年度年检报告，并自觉接受上述部门的监督。
社团登记部门的年检由有关行政负责人负责。
第十八条 根据国家和自治区政府有关规定，理事会换届或更换法定代表人时，实行财务审计制度。财务人员应根据审计结果编制本届理事会财务报告，由会长向本届理事会做出报告。
第十九条 财务人员离职时，必须做到钱清、票清、帐清。并在秘书长主持下办理交接手续。
第二十条 本规定自2017年11月1日起生效。
 
                                         
九、差旅费管理制度
    第一条 为规范职工出差行为，完善协会财务管理，结合本协会实际情况，本着既节约开支，又能保证出差人员工作与生活需要的原
则，特制订本制度。
第二条 本办法适用于本协会所有因公出差的职工。
第三条 差旅费分交通费、食宿费及其他费用三项：
一、交通费系指出差旅途往返的火车、汽车、飞机及市内公交车、出租车等费用；
二、食宿费系指住宿费及伙食补助费；
三、其他费用系指因工作需要的邮电、通讯及招待费等开支。
第四条 职工因公出差应事先经部门负责人同意并报协会领导批准，未经协会领导批准出差的，不予报销差旅费。
第五条 职工出差报支差旅费的程序如下：
    一、出差前需要预支差旅费的，应填写借款单交部门负责人审核并签字后报协会领导审批，再向财务部门预支差旅费。
    二、预支的差旅费金额，应与出差人的出差天数和报销标准大致相符。
    三、出差人返回后7个工作日内，应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始讫地点、工作内容、报支项目、金额等，由所属部门负责人和财务人员审核后报协会领导批准，由财务部门在报销时冲销预支数。
四、出差人员需凭合法正规票据报销，无法提供合法正规票据的，不予报销。
    第六条 差旅费报销标准：
一、协会领导差旅费标准参照自治区财政厅<<关于印发<广西壮族自治区本级党政机关差旅费管理办法>的通知>> (桂财行[2014]30号)、<<关于调整自治区本级党政机关差旅住宿费标准等有关事项的通知>>(桂财行[2015]180号)等文件规定执行,在规定的标准范围内凭据报销。
二、伙食费、交通费补助标准参照自治区财政厅有关文件实行定额包干，伙食补助每人每天100元，出差目的地市内交通补助每人每天80元。
三、部门负责人以下人员出差的乘坐的交通工具须经协会领导批准，以经核准的交通工具凭据报销城市间交通费。
    四、协会职工出差期间，确因工作需要宴请客户时，需经协会领导批准，凭据报销。
    五、协会职工出差期间，非工作需要开支的一切费用由个人自理。
六、需要带车出差的，须经协会领导批准，其行车期间的油料费、过桥过路费、停车费等国家或地方政府规定的应收费用可凭票据报销。由于个人违章所造成的罚款不得报销。
七、协会职工属非专职驾驶员驾车出差的，除伙食补助外，按50元/半天（不足半天的按半天计算）的标准予以长途驾驶补助。
第七条 本规定的“出差”，是指职工到办公所在地市区以外的地方执行工作任务的行为。
第八条 本协会委派有关专家、兼职人员出差的，其差旅费报销参照本制度报销差旅费。
 
 
十、会议管理制度
    第一条为加强本协会的会议管理水平，规范会议程序，提高会议
效率，保证会议质量，特制订本制度。
第二条本协会的会议形式包括：会员代表大会、理事会、常务理事会、秘书处周工作例会、专题会议、政治理论学习会议。
第三条协会指定专人负责会议的统一计划、协调和管理。
　　第四条会议名称、范围、内容、组织程序和召开时间规定：
　　一、会员代表大会
　　会员代表大会每四年召开一次，由会长召集并主持，协会会员代表和全体理事、常务理事、监事及秘书处全体人员参加。
会议内容主要是：
（一）总结理事会工作；
（二）理事会换届选举；
（三）修订协会章程。
　　二、理事会（或常务理事会）
　　理事会（或常务理事会）是本协会日常管理工作最高决策会议，会议主要内容是：
　　（一）研究决定协会有关重要事项；
　　（二）审议协会的基本规章制度；
　　（四）研究协会运营、管理和发展中的重大事项；
　　（五）研究决定以协会的名义表彰会员；
　　（六）审定以协会名义签订的对外重要文件；
　　（七）研究决定协会理事会重要人事任免事项及相关工作。
　　理事会（或常务理事会）原则上每半年召开一次，特殊情况下，可以提前或推迟召开。会议由会长或委托副会长、秘书长召集并主持，各理事（或常务理事）及监事参加。秘书处指定专人进行记录，并对会议形成的各项决议和工作安排进行督查督办，建立督查督办登记簿，明确内容、要求和责任人，必要时编发会议纪要，报会长签发。
　　三、秘书处周工作例会
　　周工作例会定于每周一上午9:30召开，如无特殊情况不专门通知，协会秘书处全体人员参加。会议主要内容是督查上周安排的各项工作落实情况，由相关人员汇报上周主要工作和本周工作安排情况，研究急需解决的问题，并规定工作落实的时限，指定责任人、督办者。
　　四、专题会议
　　专题会议依据常务理事会、秘书处周工作例会决定的意见及协会领导的指示，就某一具体工作研究并提出政策、措施、执行方案。专题会议由会长或秘书长召集主持，也可委托副会长、各专业委员会负责人召集。凡是召开专题会议研究解决的问题，不再提交常务理事会讨论。参加会议人员由会议主持人确定。
　　专题会议通知、记录及纪要整理由会议主持人指定专人负责。如有必要发会议纪要的，经参加会议的主要负责人审核后，报会长签发。
五、碰头会议
碰头会议不定期召开，主要研究秘书处某项具体工作内容，要求时间短、形式简洁、内容明确，以解决具体实际问题为目的。由秘书长召集主持，也可委托有关人员召集主持。
六、政治理论学习会议
政治理论学习会议的主要内容：
　　（一）传达学习党中央、国务院及国家和自治区有关部门有关重要会议精神、重大决策、决定；
　　（二）讨论决定本协会思想政治工作和精神文明建设的重要事项；
　（三）学习国家有关法律法规。
　　政治理论学习会议原则上不定期召开，由会长或秘书长召集并主持，秘书处全体职工参加。
　　第五条会议要求：
　　一、出席各类会议的人员须在会前做好充分准备，准时出席会议，因故不能到会时，需提前向会议召集人请假。
　　二、会议期间，与会人员要精力集中，认真研究有关文件，虚心听取他人发言，认真做好记录，以便做好落实。
三、出席会议人员发言、讨论时应紧扣议题，突出重点，言简意赅，以保证会议的效率和质量。
　　四、与会人员如有特殊情况需要处理时，应向会议主持人请假，经同意后方可离开会场。各类会议的会场内禁止吸烟，禁止随便进出，禁止长时间接听手机。
　　五、会议需备有会议记录本，由专人负责记录。
　　六、与会人员必须遵守保密规定，妥善保管会议文件，不得私自、随意泄露会议内容。
 
十一、办公场所管理制度
第一条 为维护本协会工作场所的正常办公秩序及职工身体健康，制定本制度。
第二条协会职工工作时应保持仪表整洁、举止大方。
第三条 在接待会员、客户等场合，应注视对方、微笑应答，不可冒犯对方。上班时间办公场所内应保证有人接待来访者。
第四条 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，距离电话最近的职工应主动接听，重要电话应作好接听记录，不得长时间占用办公电话打私人电话。
第五条 工作时间内不得无故离岗、串岗，在任何工作场合应用语规范，语气温和，音量适中，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，未经协会领导批准，不得使用音响设备，确保办公环境的安静有序。
第六条职工间的工作交流应在不影响他人的情况下选择适当的区域进行，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过五分钟（特殊情况除外）。
第七条 职工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做
好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐、桌面清洁。
第八条下班或办公室无人时，须关闭所有电器（必要时还应关
闭电源总闸），公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。
第九条分配给个人使用的设备应定期清洁，协会公共设施由
指定负责的员工定期清洁保养。
第十条 爱护公物，发现办公设备、设施损坏或发生故障时，应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意损坏或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。
第十一条 办公场所应尽量保持舒适的温度，温度调整以空调或通风等方法实现，空调开放应注意节约能源，离开办公室应关闭空调。
第十二条 办公场所实行值日生制度，值日生由职工轮流担任，由指定责任人负责安排。
值日生主要职责：
（一）负责办公场所的日常卫生维护，保持地面清洁；
（二）负责督促检查保洁人员做好办公场所保洁工作，并负责给植物浇水，必要时施肥、修剪枝叶；
（三）负责安排保障协会秘书处全体职工的饮水；
（四）负责在上班前开、下班后锁办公室门；
（五）值日生应提前5分钟到办公室开始工作，以免影响正常上班；下班后应确认关闭门窗、电源后，方可离开。如下班后，办公场所内仍有其他职工加班，应委托其代为完成余下的值日工作；
（六）值日生应在履行完职责后，应通过口头或电话向次日的值日生交接班。
第十三条工作场所内须保持整洁，严禁吸烟和随地吐痰，垃圾、
污物、废弃物等应置于规定的地方或垃圾桶内，不得随意乱丢乱倒。
第十四条 违反此规定的人员，将视情节轻重给予口头警告、扣发50-100元工资的处罚。
 
十二、加班管理制度
　　第一条 因工作需要，职工在国家法定节假日、双休日或标准工
作时间外提供劳动超过2小时，并通过协会领导审批确认的为加班。
第二条职工连续加班不得超过8小时，特殊情况除外。
　　第三条因工作需要必须加班时，负责加班的部门负责人必须填写《加班申请单》于加班前1个工作日提交协会领导批准后交考勤人员备案。如情况特殊来不及填写《加班申请单》时，部门负责人可电话请示协会领导批准，事后1个工作日内补填《加班申请单》。
　  第四条不能在规定时间提交加班申请，且无正当理由，其实际加班时间将不会获得加班补贴。
第五条因特殊情况需撤消加班的，部门负责人应于加班前通知协会领导及加班人员，撤消加班申请。
　  第六条《加班申请单》上应填写加班人数及名单、预计加班时间，部门负责人和协会领导需对加班时间进行监控和评估。
　  第七条《加班申请单》经协会领导批复后，不得擅自改动，否则一律无效。
　  第八条实际加班时间少于预计加班时间按实际加班时间进行加班补贴结算。
　  第九条 加班补贴按以下标准在加班后制表发放或在下月与工资一并发放：
　　（一）一次加班满2小时不超过4小时的，按半天计算，加班费按50元/人/次的标准计发。
　　（二）一次加班满6小时的，按一天计算，加班费按100元/人/次的标准计发。
　　（三）国家法定节假日加班按上述标准的3倍计发加班工资。 
（四）双休日加班按按上述标准的2倍计发加班工资。
　　第十条 职工在加班期间所从事工作，已通过其他途径或以其他名义获得相应报酬的，不再发放加班工资。
 
 
十三、重大事项请示报告制度
    第一条为进一步加强和规范紧急重大事项管理工作，确保协会领导及时准确地掌握并妥善处置紧急突发重大事项，避免工作失误，特
制定本制度。
　　第二条重大事项报告内容：
　　一、政府有关部门或兄弟单位交办的重要事项及完成情况；
　　二、协会领导交办的重要工作任务完成情况；
　　三、各专业委员会请示、报告的重要事项；
　　四、会员及重要客户提出的意见、建议和要求；
五、突发性事件、事故、急需解决的对协会工作构成重大影响的问题；
　　六、每月主要工作安排及完成情况；
　　七、职工发生违法违纪行为或工作中出现重大失误情况；
　　八、需要报告的其他重大事项。
　　第三条重大事项报告程序和要求
　　一、全体职工要养成每项工作报告反馈的习惯，做到事前有请示，事后有报告，保证领导对工作进展情况做到心中有数；
　　二、实行逐级报告制度。请示报告要坚持分级负责，逐级报告的原则，凡属职权范围的工作，要各负其责，认真落实，凡重大问题本级无权决定的，要逐级报告，不得超越权限；
　　三、凡需要报告的重大事项由责任人用书面或其他形式报告，能事前、事中报告的事宜要事前、事中报告，事前、事中无法报告的，事后应及时报告；
　　四、重大突发事件或事故应紧急报告，无论什么时间，必须在半小时内报告协会领导，一般事故在两小时内报告。可通过电话报告或当面口头报告，必要时再补书面文字报告，来不及报告详细情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和处理情况，随时进行续报；
　　五、凡领导交办的事情，都必须坚决执行，认真落实，不打折扣，确实遇到困难应及时报告；
　　六、书面报告事项由协会领导审批。急事及时批复，其它事项经研究后尽早批复。特殊情况或按规定需要上报政府有关部门的事项由协会领导确定。
　　第四条纪律与监督
一、员工遇到需要报告的事项应及时按要求如实报告，并严格按批复意见办理，办结后将办理情况向协会领导汇报。
二、对一些影响全局的突发事件，当事人无论什么原因，没有及时上报而造成严重后果的，必须追究当事人的责任。
　　
十四、公文管理制度
为促进本协会公文流转程序规范化、科学化、制度化，提高公文办理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，制定本制度。
一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本协会的公文，包括邮寄公文、网络传递公文、会议分发公文、上级督办件等，均应根据职责分工交由专人（以下简称‘责任人’）统一登记、分类处理。需上网办理的文件，在一个工作日内扫描上网。
（二）传递形式
责任人做好公文登记和分类。急办公文经责任人提出拟办意见后，及时报送协会有关领导批示，立即交由相关人员或单位办理。公文运行采用纸质运行和网上运行两种方式：
1．纸质运行
（1）需落实办理类公文。对需我协会提出意见、建议或方案上报的，或需我协会落实办理的公文，采取书面运转方式。先由责任人进行登记，并提出拟办意见后，报送协会有关领导批示，再交由相关人员或单位办理。办理人或单位将办理建议方案报协会有关领导审签意见后，交责任人盖章登记，并由责任人及时报送。
（2）具有保密性质的公文。先由责任人进行登记，并填写《文件传阅单》，经责任人提出拟办意见后，分送协会领导和相关人员或单位阅办后，由责任人归档。
2．网上运行
除上述两种公文外，其他公文运转一律采用网上运行方式。
（三）传递时限
实行纸质运行的公文，一般应在七个工作日内办结；有限定办理时间的，应按规定时间办结。属重大的，经协会领导批准后，可适当延期，但不超过15个工作日。紧急公文，应随到随办。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出答复的，由协会有关领导视情况督办，责任人应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。原则上公文流转时间不得超过7个工作日。
实行网上公文流转的，一般情况下，协会领导阅文不超过3个工作日，各有关人员或单位办文不超过7个工作日。
（四）公文督办与检查
责任人应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办人员和单位要密切配合，按时完成交办事项。
（五）公文安全与保密
公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。责任人要跟踪公文的传递，严防文件泄密与丢失。
二、发文管理
（一）归口管理
凡以本协会名义发出的各类公文，均由责任人统一归口登记、管理。具体工作由责任人和发文者共同完成。
（二）行文程序
发文按下列程序进行：
发文者拟稿→责任人初审核稿→协会秘书处领导审核（根据内容需要）→协会主要领导签发→责任人登记文号→责任人缮印、盖章→发文者封发→责任人归档。
（三）行文规则
1．拟稿用纸规定：发文（含与其他单位联合发文）一律用发文签，发文签有关栏目必须逐项填写清楚，使用电脑拟稿的，正文可用打印稿代替手稿，首页仍用发文稿纸或用电脑打印成发文稿纸格式。
2．行文书写规定：公文起草、审核、签发必须用蓝黑或黑色钢笔、毛笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。修改公文时增加的内容不得写在装订线外。
3．行文核稿规定：以本协会名义发出的各种公文，领导讲话，综合性材料，代起草的规范性文件，协会领导交办的其它公文材料等必须核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由责任人对行文要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由协会秘书处领导对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文者修改或重新拟稿。    4．行文签发规定：本协会一般性发文可以协会秘书处名义行文，原则上由秘书处领导签发即可，请示类、决议类、重要通知等重要或涉及面广的文稿，须由协会主要领导签发。对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。如需与外单位会签的，必须经协会主要领导或秘书处领导签发后，由发文者或责任人送外单位会签；外单位草拟的公文需由我协会会签的，由经责任人报送协会主要领导或秘书处领导签发。协会主要领导或分管领导因故不能及时签发，由责任人经请示同意后办理补签手续。
5．公文用印规定：公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文但未经协会有关领导与原稿核对无误的文件、以及超出规定份数的文件不得盖印。
6．行文传阅规定：由责任人根据传阅的范围，将文件分发给协会领导及相关人员或单位进行阅办。
7．行文归档规定：所有发文均应归档。归档文件份数如下：本协会发文归档两份，联合发文归档一份。
三、阅文管理
（一）纸质运行
1．责任人应按照文件传阅单拟办意见的阅办范围，按程序送交相关领导阅批。协会主要领导审签公文采取集中统一阅批形式，所有需要协会主要领导审签的公文材料均由责任人进行收件登记分类（急件、普通件），分别呈报主要领导阅批，急件原则上在1个工作日内完成，普通件原则上在3个工作日内完成；领导阅批后，责任人应及时领取并督促落实办理。
2．对需落实办理类公文，由承办人在文件传阅单上注明处理结果，并签上阅办人姓名和阅办时间。对具有保密性质的公文，阅文者须及时阅毕，并在文件传阅单的相应位置内签上阅件人姓名和阅文时间。
3．为避免文件丢失，相关人员阅文时不得随意在文件夹内取出文件转交他人阅读，不得擅自带回家中。
4．公文处理完毕后，应将公文办理结果和文件及时归还给责任人。对重要文件及涉及“三密”文件，由责任人负责送交和收回，防止文件泄密。
（二）网上运行
对不需要回复、办理、签发或仅需传阅的一般性文件，可由责任人通过网络传阅，有关人员在网络上收到要求传阅的文件后，应及时发送“收到，已阅。”等文字回复。
 
十五、办公物品管理制度
第一条 本协会的办公物品是指办公所需的各种物品，包括：
一、办公设备及用具：如办公桌椅、计算机及其附属硬件设备、网络系统、复印机、打印机、装订机、碎纸机、传真机、电话设备、手机、投影仪、音像录制及扩放设备与系统、空调、饮水机（壶）、沙发、茶几、各种柜子、灯具、各种架子、卫生保洁用具、绿化植物等；
二、办公消耗品：各种纸笔、笔记本、卷宗、文件夹、档案袋、信封、文件头、各种表格标签便条、橡皮、夹子、办公用刀具、订书机等。
第二条 本协会办公物品的采购、保管与发放，由财务人员负责。但办公物品在使用过程中，其保管和维护由使用人负责。
第三条 办公物品的申购应按以下程序执行：各部门将所需办公物品提前报财务人员，财务人员根据实际用量和库存情况制定采购计划，适时购置。超过1000元的采购计划须经协会领导批准。
第四条 如购置的办公物品需要入仓库储存时，应办理出入库登记手续。
第五条 财务人员应设立耐用办公物品档案卡，定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失的，由当事人赔偿。
第六条 财务人员对采购的办公物品产品质量负责。使用过程中出现的质量问题和维修维护，由使用人负责解决。
第七条 财务人员负责收回离职人员使用的办公物品。
第八条 财务人员须建立固定资产总账，将耐用和贵重的办公物品纳入固定资产管理，并每年底进行一次核对普查。
第九条职工在领取、使用办公物品时，应严格遵守勤俭节约、高效利用的原则，坚决杜绝浪费。领取非首次领用的耐用办公物品时，应以旧换新，如有遗失，应依责任由当事人赔偿。